MS ISO 9001:2008
Kawalan Dokumen Kualiti
Sila klik fail atau bahan yang dikehendaki. Anda memerlukan PDF Reader (seperti Foxit Reader) untuk mengakses fail tersebut. Jika terdapat pautan yang tidak berfungsi atau anda menghadapi masalah dengan proses muat turun, sila hubungi saya dengan segera untuk dapatkan bantuan. Selamat belajar!
Kawalan Dokumen Kualiti PUS-02
- Pegawai Dokumen IPGK (PD) menerima Dokumen Rujukan (spt Pro Forma) daripada IPGM dan mendaftarkan dokumen ini dalam boring LAM-PUS02-06 (Senarai Induk Dokumen).
- PD mencatatkan ‘No Dokumen’ di muka depan bahagian atas sebelah kanan. No Dokumen ini akan digunakan sebagai 'No Salinan Terkawal'.
- Diedarkan kepada PDJ di Jabatan berkenaan untuk diproses.
- Pegawai Dokumen Jabatan (PDJ) memperbanyakkan dokumen mengikut keperluan.
- PDJ mengecap 'SALINAN TERKAWAL' di muka depan bahagian atas sebelah kiri pada semua salinan dokumen sahaja.
- PDJ melengkapkan ‘No Salinan Terkawal’ dengan mencatatkan [No Salinan] penerima dalam kurungan ( ).
- Format: [No Institut]/[No Jabatan atau Unit]/[Kod Kursus]/[Tarikh Kuatkuasa]/(No Salinan)
- No Salinan sentiasa dicatatkan dalam kurungan ( ) jika diedarkan kepada penerima/pensyarah.
- Contoh:
- 30/39/MK-01/JUN2011/(01)
- 30/39/SCE3104/JUL2010/(01)
- 30/39/SCE3102/JUL2010K/(01) (* K = Versi yang telah dikemaskini)
- PENTING: Dokumen Rujukan ASAL tidak dicap ’SALINAN TERKAWAL’ dan ’No Salinan’ tidak ditulis kerana ia disimpan dengan selamat di bilik ISO/MQA dan tidak diedarkan kepada sesiapa kecuali untuk tujuan diperbanyakkan.
- Borang LAM-PUS02-02 (Borang Penerimaan Dokumen) dikemaskini dan dicetak semula.
- Borang lama LAM-PUS02-02 dihapuskan.
- PDJ mengedarkan dokumen kepada penerima/pensyarah.
- Penerima menandatangani Borang LAM-PUS02-02 dan mencatatkan tarikh terima.
- PDJ menyerahkan sesalinan LAM-PUS02-02 kepada Pegawai Dokumen Institut/Pengerusi JK Dokumentasi untuk disimpan dalam fail induk.
Dokumen Asal/Salinan Asal
- Daftarkan salinan asal dalam borang LAM-PUS02-06. Asingkan mengikut Program dan Kursus.
- Borang LAM-PUS02-06 menyenaraikan SEMUA dokumen rujukan yang diguna pakai di IPG.
- Isi 'No Salinan Terkawal' dalam jalur ‘No Dokumen Rujukan’ pada borang LAM-PUS02-06.
- 'No Salinan Terkawal' perlu dicatatkan dalam borang LAM-PUS02-06 dan 07 mengikut format [No Institut]/[No Jabatan atau Unit]/[Kod Kursus]/[Tarikh Kuat kuasa]/( )
- Tidak dicap ‘SALINAN TERKAWAL’.
- Tidak diedarkan dan disimpan dengan selamat di bilik ISO/MQA.
- Jika telah luput, dokumen dicap dengan 'BATAL' dan disimpan dengan selamat sebagai bahan rujukan masa akan datang
Salinan Untuk Edaran
- Diperbanyakkan daripada Salinan Asal mengikut keperluan oleh PDJ.
- Pengedarannya dikawal dengan mengisi borang LAM-PUS02-02.
- Isikan (No Salinan) dalam ‘No Salinan Terkawal’ [No Institut]/[No Jabatan atau Unit]/[Kod Kursus]/[Tarikh Kuatkuasa]/( )
- Dicap 'SALINAN TERKAWAL' di muka depan bahagian atas sebelah kiri.
- Jika telah luput, dokumen dicap dengan 'BATAL' dan dimusnahkan menggunakan borang LAM-PUS02-09.
- Dokumen ini hendaklah dikembalikan kepada PDJ apabila tidak lagi digunakan.
- Jika dokumen tersebut bukan ‘Edaran Terhad’ atau ‘Sulit’, serahkan satu salinan kepada Pusat Sumber.
Salinan Untuk Pihak Luar (eg. Sekolah)
- PERLU dicap ‘UNTUK RUJUKAN SAHAJA’.
- Tidak dikawal.